各区、县（市）、开发区总工会，各产业工会，市职工服务中心：

　　2013年年底，省总工会对我市申报“达标”以上的职工服务中心进行了全面检查验收，并对检查验收中我市各职工服务中心存在的问题进行了反馈，特别对困难职工纸质和电子档案不规范等共性问题提出了限期整改要求。为此，市总工会决定于近期对全市工会系统建档的困难职工纸质和电子档案再进行一次全面整改。具体要求如下：

　　一、完善档案

　　杭州市总工会近年分别下发了《关于做好困难职工家庭档案管理工作的通知》（杭总工办[2012]73号）和《关于印发杭州市工会困难职工帮扶救助实施细则的通知》（杭总工[2013]38号）等有关困难职工建档的规范性文件（以下简称《两个通知》），各级工会即日起要严格按照《两个通知》及相关文件精神，做好所属地区、系统单位内困难职工建档的基础性工作，按建档程序标准完善困难职工档案。对已在全国工会帮扶系统建档的困难职工，无论是纸质档案还是电子档案都要重新进行一次梳理，纸质材料按规定补充完整，电子档案上的信息必须与上报的纸质材料一致（市职工服务中心已对市本级困难职工档案进行了梳理，各产业工会可按市职工服务中心梳理出的问题进行整改）。今后，对新发生需建档的困难职工必须按本通知要求规范建档。

　　二、规范建档

　　困难职工建档需保存两类档案，即纸质档案和电子档案。

　　（一）纸质档案规范要求。纸质档案需保存6份必备材料：⑴杭州市工会困难职工建档申请表（见附件1）；⑵户籍证明（所有共同生活的家庭成员户籍复印件和身份证复印件）；⑶收入证明（所有家庭成员收入）；⑷致困原因证明（如大病诊断书、大额医疗费收据、大学录取通知书、学费收据等）；⑸经本单位公示的公示证明（见附件2，公示内容见附件3）；⑹劳动合同（与本单位最新签订的有效劳动合同复印件，仅要求困难农民工提供）。

　　持有杭州市低保（困难）证的（即民政部门颁发的）困难职工家庭，在登记建档时只需提供《杭州市工会困难职工建档申请表》和“低保（困难）证的复印件”；属边缘困难职工家庭的，在登记建档时“致困原因证明”可以不提供。

　　（二）电子档案规范要求。电子档案需统一编号。即单位(临安**街道)+年份（20**）+序号(00**)。如：工业工会下属橡胶集团2013年第6个建档的困难职工电子档案，其编号为“工业橡胶20130006”；富阳富春街道2013年第125个建档的困难职工电子档案，其编号为“富阳富春20130125”。电子档案要确保逻辑关系准确，所输信息必须与《杭州市工会困难职工建档申请表》所填信息相一致。

　　三、档案管理

　　困难职工档案管理必须规范化，应按统一管理、逐级管理、动态管理的要求进行管理。

　　统一管理：指录入全国工会帮扶系统的困难职工档案由杭州市总工会和各区、县（市）总工会，产业工会统一管理。即困难职工电子档案由两级工会共同负责管理（相关基础信息由各区、县（市）总工会，产业工会自行输入）；困难职工纸质档案属各区、县（市）的由区、县（市）总工会自行管理，属产业工会的由市总工会和产业工会共同负责管理。市总工会委托市职工服务中心负责对录入全国工会帮扶系统的困难职工档案和帮扶信息等事宜统一进行管理并审核、上报。

　　逐级管理：指困难职工应按困难程度逐级建档，分级管理。对符合《两个通知》和相关规定中建档标准的困难职工按统一管理规定列入市总和区、县（市）两级总工会管理；对不符合《两个通知》中建档标准的困难职工，可根据各区、县（市）总工会和各产业工会一级自行制定的建档标准进行建档，并负责管理（各地、各系统在制定建档标准时原则上不高于当地最低生活保障线标准的2倍）；对镇、街、企等工会自行建档的困难职工，由镇、街、企一级工会自行负责管理。

　　动态管理：指对困难职工的建档、帮扶等都必须实行动态化管理。对符合《两个通知》及相关规定中建档标准的困难职工，随时发现，随时建档，随时帮扶，不能到年底突击建档；对建档困难职工一年至少进行两次以上走访了解，关心其生活情况，帮助解决实际困难，并于帮扶后15日内及时输入帮扶信息；对一年内没有输入帮扶救助信息的建档困难职工，由市职工服务中心对其退档；对走访了解中发现已不符合建档标准的职工，由建档单位及时注销，如不及时注销，一经发现，对该单位工会及其所属地区、系统工会进行通报；对建档中的临时困难家庭户半年内没有上报新的致困原因等材料，由市职工服务中心对其退档，有新的致困原因且符合意外致困户条件的，应将其转入意外致困户。

　　四、整改时限

　　此文下发日起至4月15日为整改期限，在整改期限内，各区、县（市）总工会，各产业工会，市职工服务中心，必须按以上要求对我市录入全国工会帮扶信息系统的建档困难职工档案进行全面整改。在整改中要特别注意三点：一是建档困难职工的纸质档案要严格按照6份材料的要求补齐；二是根据纸质档案的完整信息，及时更新完善困难职工的电子档案；三是困难职工的纸质和电子档案中家庭成员情况、收入情况、致困原因等信息必须一致，确保所填内容详实、逻辑正确。

　　不明事宜，请与市总工会保障部联系。

　　附件:1.杭州市工会困难职工建档申请表

　　　　2.杭州市工会困难职工救助公示证明

　　　　3.杭州市工会困难职工救助公示单（样本）

　　　 （14号）关于做好建档困难职工档案整改工作的通知.doc

                         

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　杭州市总工会办公室

                         　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 2014年3月10日